Mitovi i činjenice o dokumentiranju kolekcije stolnog posuđa
Mit: evidencija kolekcije vrijedi samo za rijetke ili skupe komade. Činjenica: osnovna dokumentacija pomaže i kod svakodnevnog posuđa jer smanjuje gubitke, duple kupnje i nesporazume u kućanstvu ili timu. Kao voditelj evidencije, cilj je konzistentnost, a ne savršenstvo.
Mit: dovoljna je jedna fotografija po predmetu. Činjenica: kombinacija fotografije, kratkog opisa i jedinstvene oznake (šifra ili naziv seta) daje daleko pouzdaniji trag. Rizik minimalizma je da kasnije ne možete razlikovati vrlo slične komade ili varijante uzorka.
Mit: lokacija pohrane je nevažna dok je sve u ormariću. Činjenica: mapiranje mjesta pohrane (polica, kutija, vitrina, skladište) ubrzava inventuru i smanjuje oštećenja pri traženju. Rizik je da se bez plana stvari premještaju, pa je korisno bilježiti i datum zadnje provjere lokacije.
Mit: računi i certifikati se mogu ostaviti u ladici jer će se uvijek naći. Činjenica: skeniranje računa i certifikata te povezivanje s unosom u katalog olakšava dokaz porijekla i pregled troškova bez traženja papira. Rizik digitalizacije je gubitak datoteka, pa je razumno imati jasnu strukturu mapa i barem jednu sigurnosnu kopiju.
Mit: stanje predmeta se pamti, nema potrebe zapisivati sitne tragove. Činjenica: dokumentiranje stanja i oštećenja (npr. okrhnut rub, mikroogrebotine, promjena boje) daje realnu sliku i pomaže kod odlučivanja o načinu upotrebe ili izlaganja. Rizik je pretjerana detaljnost koja usporava rad, pa je dobro definirati minimalni standard opisa.
Mit: dimenzije su bitne samo za velike tanjure i pladnjeve. Činjenica: opis dimenzija i težine pomaže pri slaganju, transportu i odabiru zaštitne ambalaže, osobito kod lomljivih komada. Rizik je netočno mjerenje, pa je preporučljivo navesti alat (metar, vaga) i zaokružiti na praktične jedinice.
Mit: dovoljno je voditi popis po nazivima bez dodatnih atributa. Činjenica: katalogizacija prema materijalu (porculan, keramika, staklo, metal) olakšava primjenu pravila njege i prepoznavanje osjetljivih skupina. Rizik je pogrešna identifikacija materijala, pa je korisno dodati napomenu o izvoru informacije (oznaka na dnu, dokument, procjena).
Mit: serije i uzorci su estetska stvar, ne evidencijska. Činjenica: evidencija serija i uzoraka sprječava miješanje setova, olakšava dopunu i čini katalog preglednim. Rizik je da nazivi varijanti nisu standardizirani, pa je korisno uvesti internu nomenklaturu i fotografiju uzorka kao referencu.