Višekanalna dokumentacija kolekcije posuđa: praktični popis po stavkama
Što: osnovni identifikator komada uključuje naziv, vrstu (tanjur, šalica, zdjela) i kratku oznaku za set. Zašto: bez jasnog identiteta teško je povezati fotografije, račune i mjesto pohrane. Kako: dodijelite internu šifru (npr. P-023) i držite je dosljedno u svim evidencijama.
Što: zabilježite proizvođača, liniju/kolekciju i zemlju podrijetla ako je poznata. Zašto: organizacija po proizvođaču olakšava pretraživanje, usporedbu i dopunjavanje seta. Kako: prepišite podatke s donje strane komada, ambalaže ili certifikata te dodajte napomenu ako je informacija procijenjena.
Što: evidentirajte materijal (porculan, keramika, staklo, kamenina, metal) i završnu obradu (glazura, mat, reljef). Zašto: katalogizacija prema materijalu pomaže u odabiru načina čuvanja i preporuka za njegu. Kako: koristite standardizirane oznake u padajućem izborniku ili unaprijed definiranom popisu kako biste izbjegli varijacije u nazivlju.
Što: zapišite dimenzije i težinu, uključujući promjer, visinu, zapremninu ili dubinu prema vrsti komada. Zašto: ove mjere su korisne za planiranje prostora, slaganje, slanje i usporedbu unutar serija. Kako: mjerite istim alatima i u istim jedinicama (mm/g ili cm/kg) te dodajte napomenu o toleranciji ako je ručna izrada.
Što: evidentirajte seriju, uzorak, dekor i varijante boje, uključujući šifre dekora ako postoje. Zašto: bilježenje serija i uzoraka sprječava miješanje sličnih komada i olakšava kompletiranje. Kako: snimite krupni kadar uzorka i u tekstu zabilježite opis poput 'plavi rub, zlatna linija' uz referencu na internu šifru komada.
Što: dokumentirajte stanje i posebnosti, poput ogrebotina, napuknuća, restauracija ili tvorničkih nepravilnosti. Zašto: jasna evidencija stanja pomaže pri procjeni, planiranju korištenja i komunikaciji ako komad mijenja vlasnika ili ide na popravak. Kako: uvedite skalu (npr. izvrsno/vrlo dobro/dobro) i dodajte 1–2 rečenice s lokacijom oštećenja.
Što: vodite dnevnik nabave s datumom, izvorom (trgovina, sajam, nasljeđe), cijenom i razlogom nabave. Zašto: kronologija pomaže pratiti razvoj kolekcije i povezati komade s dokumentima ili prigodama. Kako: zapišite unos odmah nakon nabave i priložite referencu na datoteku računa ili fotografiju naljepnice s cijenom.
Što: skenirajte račune, jamstva i certifikate te zabilježite gdje su digitalno pohranjeni. Zašto: uredna dokumentacija korisna je za vlastite evidencije i izradu popisa za osiguranje bez naknadnog traženja papira. Kako: skenirajte u PDF, imenujte datoteke po internoj šifri (npr. P-023_racun.pdf) i dodajte sigurnosnu kopiju u drugu lokaciju.
Što: fotografirajte svaki komad i setove, uključujući prednju, stražnju stranu, žig te fotografiju u kontekstu veličine. Zašto: fotografiranje setova posuđa olakšava prepoznavanje kompletnosti i služi kao vizualni katalog. Kako: koristite ujednačenu pozadinu i rasvjetu, a u nazivu fotografije uključite internu šifru i kut snimanja (npr. P-023_zig.jpg).